효율적인 업무의 시작은 책상정리부터

정보화 시대에 걸맞게 직장인도 대부분 주요 업무를 컴퓨터로 진행하면서 내 컴퓨터 속에 중요한 업무파일이 많이 있기 마련입니다. 항상 월별, 분기별로 컴퓨터 백업은 기본적으로 해줘야 하며 데이터를 보기 쉽게 관리하는 습관을 길러야 함은 물론입1니다. 정작 컴퓨터 관리는 잘 한다고 하지만 내 책상 모니터 주변을 둘러보세요~! 어지럽게 널러져 있는 서류들, 각종 문구류들, 그리고 개인 물품들.... 정리해도 금방 지저분해지는 나의 책상, 어떻게 정리해야 할지 고민만 하는 나날들이 계속 흘러가고 있지 않나요? 꼭 본인 이야기를 하는 것 같은 기분도 드는데요! 요점은 효율적인 업무를 하기 위해서는 주변의 책상정리부터 해야 한다는 소리입니다. 그럼 어떻게 하면 될까요? 보통 사람은 서류를 찾는 데 인생의 반을 허비한다고 합니다. 더욱이 직장인이라면 이 말이 절대 허튼 소리가 아님을 알 것입니다. 매일 넘쳐나는 서류와 명함, 우편물들 속에서 꼭 필요한 서류를 30초 만에 찾아내는 기술이 바로 업무능력을 한 단계 업그레이드하는 출발점이 된다고 합니다. 책상정리를 시작하기 전에 가장 먼저 할 일은 내 주변에 무엇이 있는지를 파악하는 것입니다. - 자주 쓰는 서류 - 자주 쓰지 않는 서류 - 보관해야 되는 서류 위 세가지 분류로 미리 파악하면 정리시간을 대폭 줄일 수 있습니다. 서류 정리를 할 때는 필요한 서류를 30초 안에 찾아낼 수 있도록 분류해 두는 것이 정리의 원칙입니다. 서류를 정리한다는 것은 업무를 효율적으로 관리 한다는 뜻입니다. 지금 진행 중인 일과 마무리된 일, 구상 중인 일이 일목요연하게 정리된다면 업무를 한눈에 꿰뚫어 볼 수 있고 새로운 아이디어 구상에도 도움이 될 수 있습니다. (1) 목차를 만들라 관련 서류들은 통일된 형식으로 파일 정리를 해둡니다. 그리고 서류별로 태그와 목차를 만든 후 페이지를 두면 일목요연하게 문서로 정리해 두면 언제든 쉽게 찾을 수 있습니다. 컴퓨터 엑셀 파일로 정리하거나 문서용 보관 라벨용지를 구입해서 붙여 놓으면 간단하게 해결이 됩니다. 문서용 보관 라벨은 흰색 또는 투명 바탕 위에 검은 글씨로 쓰면 눈에 잘 띄는 점도 참고하시기 바랍니다. (2) 책을 따로 꽂아 두어라 많은 서류들 사이에 책이 있으면 지저분한 느낌이 드는 것은 물론 필요한 서류를 찾는 시간도 길어집니다. 책과 문서들은 종류별로 따로 모아 꽂아 두시기 바랍니다. 찾기도 편하고 보기도 깔끔하게 된 책장을 볼 수 있을 것입니다. (3) 나에게 맞는 정리 방법을 찾아라 - Daily 정리법 폴더를 43개 준비해서 1일부터 31일까지 한달의 날짜를 써서 폴더에 라벨을 붙이고 1월부터12월까지의 숫자를 써서 12개의 폴더에 라벨을 붙인다. 달력처럼 번호를 매긴 폴더를 통해 서류와 할 일을 함께 정리할 수 있다. 당일 처리하지 못한 일은 다음날짜 파일로 옮겨 놓는다. 좀 무식한 방법이긴 하지만 확실히 눈에 띄는 관리 방법입니다. - Color 정리법 긴급한 일은 빨강, 지나간 업무는 파랑 등 색에 따라 서류 파일을 분류하여 정리하는 방법입니다. 사람의 눈은 색에 민감하기 때문에 이렇게 분류해 두면 잊지 않고 제때 업무를 볼 수 있어 편리합니다. - Thema 정리법 동일 프로젝트나 업무내용에 관련된 자료를 하나의 파일로 모으는 방법입니다. 하나의 주제에 대한 내용들이 모여 있어서 전반적인 업무 진행 사항을 한눈에 확인 할 수 있는 장점이 있습니다. - Time 정리법 일단 필요한 서류를 꺼내서 업무를 본 후 맨 오른쪽으로 되돌려 놓는다. 이렇게 계속 반복해 나가다 보면 몇 달 동안 보지 않은 파일은 왼쪽에 남게 되는데 일정 시점에서 따로 보관하거나 폐기하면 됩니다. 불필요한 서류를 정리할 때 유용한 방법입니다. 복잡하고 지저분한 공간에선 업무의 집중도를 높이기 어렵습니다. 시각적으로 간결하고 깔끔하게 정리된 책상은 일할 준비가 되어 있음을 보여주는 표시이며 직장 상사 및 간부들에게 준비된 직원, 믿음이 가는 직원으로 인식될 수 있는 기회이기에 자기 책상 주변 관리에 소홀함 없이 정리해 두시기 바랍니다. (1) 컴퓨터 하루 종일 컴퓨터로 작업하는 사람이 아니라면 좌측이나 우측에 컴퓨터를 배치한다. 컴퓨터를 사용할 때에만 모니터 쪽을 향하고 그 외에는 똑바로 앉아 일할 수 있도록 책상 가운데를 비워둡니다. 포스트 잇을 모니터 주위에 붙여 놓는 것도 업무의 능률을 떨어뜨리는 요소입니다. 모니터 주변은 최대한 깨끗하게 하시기 바랍니다. (2) 전화기/메모지 책상왼쪽에 손을 뻗으면 닿을 만큼 가까운 곳에 전화기를 두시기 바랍니다. 메모지는 전화기 오른편에 배치해야 통화 중에도 메모가 편리합니다. 낱장으로 쓰는 메모지는 분실하기 쉬우므로 메모지를 붙여 놓는 작은 노트나 파일을 만들어 옆에 두면 시간을 절약할 수 있습니다. (3) 연필꽂이 연필과 펜들은 심 부분이 아래를 향하게 꽂아 둡니다. 오른손잡이는 책상의 오른쪽에, 왼손잡이는 왼쪽에 배치합니다. 전화기와는 반대방향에 놓도록 하며, 자, 가위 등은 함께 섞어 꽂지 말고 수납이 되는 공간에 두고 필요할 때마다 꺼내 쓰면 됩니다. (4 ) 문구류 각종 문구류는 책상을 복잡하고 지저분하게 만드는 주범입니다. 하루에도 몇 번씩 사용하는 것들은 책상 한 켠에 두고 그렇지 않은 것들은 수납공간 속에 정리해서 가지런히 정리해 두면 됩니다. (5) 시계 휴대폰이나 컴퓨터로 현재시간을 확인할 수도 있지만 효율적으로 시간을 활용하려면 잘 보이는 곳에 탁상시계를 놓아두는 것이 좋습니다. 수시로 시간을 확인할 수 있기 때문에 일에 대한 적절한 시간 분배나 거래처와의 약속 등을 어기지 않고 잘 수행할 수 있습니다. (6) 명함집 연락대장인 동시에 업무의 중요한 데이터베이스인 명함은 소형 명함집에 넣어 책상 위 한 켠에 올려둡니다. 접촉할 기회가 적은 사람의 명함은 큰 명함 집에 보기 좋게 정리하여 책꽂이 또는 수납 공간에 넣어 둡니다. 명함집의 크기가 너무 크다면 A4용지에 중요 명단을 뽑아서 순서대로 복사해도 됩니다. 복사한 명함들은 따로 파일을 만들어 넣고 책꽂이 또는 서랍에 두고 사용하시면 되며 중요하지 않다고 판단되는 명함들은 과감하게 버려도 됩니다. 출처:예스폼