KS(한국) 인증 해설 - 사내 표준화의 역할과 요건

인증정보 2012.01.16 11:57   

KS(한국) 인증 해설 - 사내 표준화의 역할과 요건

 

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이번 호에서는 KS(한국산업규격) 인증의 다섯 번째로 사내표준화의 역할과 요건에 대하여 기술하기로 한다.

1. 서언

사내표준화는 기존 호에서도 언급 했다시피 KS(한국산업규격) 인증제도의 기본이 되고 중요한 것으로서 표준화의 정의ㆍ의의ㆍ체계를 검토하여 종합적인 사내표준화 체계를 먼저 수립하여야 한다. 긴급하다고 착수하기 좋다고 그 분야의 표준을 두서없이 작성할 것이 아니라, 표준의 전체적인 틀을 일관되고 효율적으로 만들어 가기 위해서는 사내표준화가 회사의 경영활동에 대하여 어떤 역할을 하고, 그 역할을 충실히 수행하기 위해서는 어떤 요건을 갖추어야 하나를 정리할 필요가 있다.

2. 사내표준화의 역할(役割) 및 기능(機能)

표준화를 추진하는 것은 제품 및 서비스의 생산(생성), 유통(배포), 소비(활용)면에 긴요하기 때문이다. 표준의 고유 특성 때문에 그 역할은 중요한데 특히 기준성(基準性)은 관리기준이나 업무활동기준 등으로, 호환성(互換性)은 제품이나 부분품의 자유로운 이용성을 확보하여, 물품의 단순화와 공장의 전문화를 촉진시키는 역할을 한다. 사내표준화로서 기대되는 중요한 역할이나 기능을 열거하면 다음과 같다.

1) 경영방침의 구체화

표준화는 간략하게 기술된 경영방침(KS인증 기준 포함)을 구체적으로 실행하는 역할을 한다. 경영방침에서 생산방침이나 판매방침을 보건대, 제품품질, 제조원가(판매가격), 생산량(판매량) 및 생산시기(납기) 등의 문제는 종합적으로 결정되어야 한다. 방침에 따라 구체적 체계적인 생산 및 서비스 활동을 전개함에 있어, 길잡이 가되는 것이 계획내지 사내표준화인 것이다. 즉, 제품 및 재료의 시방ㆍ업무(작업)방법ㆍ검사방법ㆍ업무의 책임 및 절차 등을 규정한 사내표준을 이용하여, 생산방법을 실행에 옮기게 된다.

2) 책임과 권한의 명확화

조직이 유기적으로 활동하기 위해서는 표준화는 직무내용이나 책임ㆍ권한관계를 명확하게 하는 일을 한다. 그렇지 않으면 업무상의 혼란ㆍ마찰ㆍ오해ㆍ오류 등을 초래하기 쉽다. 한 전형적인 모델을 생각하면 책임과 권한은 중복되거나 소외되는 부분도 없는 6각형 식으로 이루어져야 한다.

3) 관리의 기준

표준의 기준성으로 인해 경영활동의 목표치와 같은 관리기준(관리점)이 되며 통계적인 수법을 활용할 수 있다. 자동화된 생산시스템에서는 그 시스템을 구성하고 하위시스템(Subsystem)의 표준화 없이는 자동제어(Automatic)가 불가능하다. 마찬가지로 관리활동, 가령 품질관리나 원가관리 등에서 표준 없이는 합리적인 관리를 할 수 없다. 생산자원과 제조공정 결과물의 집단품질의 산포는 일정한 규칙성을 이루기 때문에 관리도를 그려 올바른 시정조치를 취할 수 있고, 샘플링 검사를 해도 불량품이 안 나오게 된다.

4) 기술의 보전(保全)

보전은 시스템의 현상유지, 원상동등회복 및 예방관리로서 개량행위, 갱신(갱신) 등을 포함하는 광의의 유지관리 기술이다. 이러한 업무를 가능하게 하고 빛을 발하게 하는 것은 사내표준으로 규정화할 때이다. 오랜 경영활동에서 획득한 자료나 정보들은 담당자 개인의 것이 아닌 그 기업의 자산으로서 보존할 가치가 있는 정보나 자료들을 사내표준으로 분류ㆍ보존(Documentation)할 필요가 있는 것이다. 따라서 개인이 경험적으로 행하던 작업조건이나 방법 등을 정형화하여 객관적이 판단아래 작업이 이루어지도록 할 수 있다. 이 경우 개인의 기능은 지식데이터베이스 관리시스템을 구축하여 개인의 지식 및 노하우(Knowhow)는 물론 기업의 지적재산을 발굴ㆍ공유ㆍ전파(활용)함으로써 기업의 가치창조 활동을 극대화하여 갈 수 있다. 품질향상을 위한 품질경영시스템의 구축은 사내표준화가 근간이 된다.

5) 업무의 효율화

사내표준은 작업이나 검사 및 사무적인 면에서도 필요하며 일의 능률을 향상시키기 위해서는 수반되는 방법ㆍ절차ㆍ순서 등을 표준화해야 한다. 주요업무에 대한 사내표준화의 효과를 제시해 보면 다음과 같다.
- 구매ㆍ외주업무의 표준화로서(구매업무규정, 외주업무규정) 조달업무의 신속화, 반품의 감소, 전표 및 서식의 간소화 등
- 관리업무의 표준화로서 경영방침의 지시ㆍ전달 철저, 부서(팀)간 협조 및 인간관계 개선, 책임ㆍ권한의 명확화, 중복업무 감소, 종업원 교육훈련의 용이 등

3. 사내표준화의 요건

기업에서 사내표준화의 역할은 매우 중차대하다. 그렇지만 그 성과에 비해 노력(희생)이 더 크다면 문제가 있는 것이다. 가령 필요 이상으로 상세한 표준은 그의 실행과 유지에 많은 노력과 비용이 소요된다. 또한 자칫 경직된 표준이 될 수 있다. 반대로, 내용이 빈약하거나 형식적(미명<美名>)으로 작성된 규격이나 규정에서는 그 성과조차 기대하기 힘든 것이다. 따라서 표준화는 다음과 같은 요건을 갖추어야 한다. 그리고 표준화하고 추진하는 과정에서 ‘표준전달, 검토와 갱신, 표준강화, 추천과 시정’이 반드시 반복적으로 이루어져야 한다.

1) 사내표준은 실행 가능한 것 이어야 한다.

한 때 일부 업체 중에는 KS인증을 받기위해 시행되지도, 될 수도 없는 규정이나 규격들을 문서상으로 만들어 놓고 사내표준화를 추진한다는 업체가 있었던 것으로 안다. 현재의 회사능력상 실행할 수 있는 규격을 만들어 보았자 기껏해야 형식에 불과하므로 실행할 수 있는 표준을 설정해야 한다.

2) 사내표준의 내용은 구체적이고 객관적으로 규정되어야 한다.

사내표준은 보는 사람과 관점에 따라 달리 해석되거나 수행수준(량)의 차이가 없도록 기술내용을 객관성 있게 구체적으로 나타내어야 한다. 일예로 품질감사에서 도면관리의 적절성을 체크할 때, 감사자가 임의(무작위)로 샘플링하여 하는 것을 지양하고, 도면 100건 당 5건을 체크한다는 방식으로 규정하는 것이다.

3) 사내표준은 이해관계자들의 합의에 의해 결정되어야 한다.

이해관계자(표준의 사용자)의 합의 없이 제정된 사내표준은 공평성을 잃을 우려가 있을뿐더러, 관계자들과의 적극적인 협조를 얻기 어렵다. 필자가 제조업체에 근무 시 외국기술자의 자문을 얻어 사내표준화작업을 추진한 사례가 있는데, 이들은 관계당사자(주로 실무자) 들의 수차례 회합을 통하여 표준을 확정한 일을 했었다.

출처: http://www.safetygo.com/xe/6419 안전세계